1. Giới thiệu chung

Hệ thống thông tin (Information Systems – IS) là một cấu trúc phức tạp kết hợp các thành phần gồm phần mềm, phần cứng, dữ liệu, quy trình nghiệp vụ và con người. Mục tiêu chính của hệ thống thông tin là nâng cao hiệu quả trong các hoạt động chiến lược, quản lý và vận hành của một tổ chức, đồng thời hỗ trợ các quá trình ra quyết định và lập kế hoạch dài hạn.

1.1. Vai trò các thành phần hệ thống thông tin

• Phần mềm: Quản lý các ứng dụng xử lý dữ liệu và hỗ trợ người dùng.
• Phần cứng: Bao gồm máy tính, thiết bị mạng, thiết bị lưu trữ dữ liệu phục vụ xử lý và truyền tải thông tin.
• Dữ liệu: Là nguyên liệu quan trọng cho quá trình phân tích, ra quyết định và vận hành tổ chức.
• Quy trình nghiệp vụ: Các bước và hoạt động được chuẩn hóa để xử lý thông tin hiệu quả.
• Con người: Người dùng và các chuyên gia quản lý hệ thống đóng vai trò trung tâm trong vận hành và khai thác hệ thống thông tin.

2. Phạm vi và mục tiêu môn học

Môn học này nhằm mục đích cung cấp các kiến thức và kỹ năng cụ thể bao gồm:

• Phân tích sâu rộng các chức năng và yêu cầu đối với hệ thống thông tin.
• Khả năng so sánh và đánh giá các mô hình phân tích hệ thống.
• Hiểu rõ bối cảnh sử dụng hệ thống thông tin trong môi trường rộng lớn hơn, bao gồm Internet, môi trường kinh tế, xã hội và chính trị của tổ chức.

3. Các loại hệ thống thông tin chính

3.1. Executive Support Systems (ESS)/Executive Information Systems (EIS)

• Phục vụ lãnh đạo cấp cao ra quyết định mang tính chiến lược.
• Tổng hợp thông tin đa chiều từ các bộ phận chức năng như sản xuất, bán hàng và nghiên cứu thị trường.
• Ví dụ: Hệ thống EIS tại Apple giúp CEO nắm rõ thông tin doanh số, dự báo xu hướng thị trường điện thoại thông minh để đưa ra quyết định chiến lược về sản phẩm mới.

3.2. Decision Support Systems (DSS)

• Hỗ trợ quản lý cấp trung đưa ra quyết định khi đối mặt với sự không chắc chắn.
• Sử dụng các công cụ mô phỏng và dự đoán kết quả tiềm năng của các quyết định.
• Ví dụ: Một công ty sản xuất xe hơi sử dụng DSS để dự đoán khả năng đáp ứng sản lượng khi tăng nhu cầu đột biến.

3.3. Management Information Systems (MIS)

• Tổng hợp thông tin nội bộ từ các hệ thống xử lý giao dịch nhằm phục vụ quản lý cấp trung giám sát các hoạt động kinh doanh.
• Các báo cáo về nghiên cứu thị trường, đánh giá nhân viên và quản lý ngân sách là các ví dụ điển hình.
• Ví dụ: MIS tại ngân hàng hỗ trợ quản lý theo dõi hiệu suất các chi nhánh và đưa ra quyết định phân bổ nguồn lực phù hợp.

3.4. Knowledge Management Systems (KMS)

• Hỗ trợ việc sản xuất, lưu trữ và chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm giữa các nhân viên.
• Cải thiện đáng kể tốc độ ra quyết định, dịch vụ khách hàng và hiệu quả đào tạo nhân viên.
• Ví dụ: KMS của tập đoàn tư vấn lớn lưu trữ các báo cáo dự án và chia sẻ kiến thức từ các chuyên gia để nâng cao hiệu quả làm việc.

3.5. Transaction Processing Systems (TPS)

• Xử lý giao dịch hàng ngày như kiểm soát tồn kho, tính lương, hệ thống hóa đơn và quản lý mua bán.
• Các hệ thống này thường xuyên cập nhật và quản lý các báo cáo liên quan đến các giao dịch.
• Ví dụ: TPS trong siêu thị giúp theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực và hỗ trợ quản lý cung ứng hàng hóa hiệu quả.

3.6. Office Automation Systems (OAS)

• Hỗ trợ các hoạt động văn phòng thông qua các phần mềm văn phòng và công cụ làm việc từ xa.
• Ví dụ: Bộ Microsoft Office và các nền tảng cộng tác như Slack hay Microsoft Teams.

4. Vòng đời phát triển hệ thống (SDLC)

SDLC là quy trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, bao gồm các giai đoạn:

4.1. Planning (Kế hoạch)

• Xác định, phân tích và ưu tiên các yêu cầu cho hệ thống mới hoặc nâng cấp.
• Thực hiện đánh giá khả thi kinh tế và kỹ thuật.

4.2. Analysis (Phân tích)

• Thu thập và khảo sát yêu cầu từ người dùng và các bên liên quan.
• Sử dụng các kỹ thuật như phỏng vấn, khảo sát và quan sát để thu thập dữ liệu.

4.3. Design (Thiết kế)

• Biến đổi các giải pháp phân tích thành các mô hình kỹ thuật cụ thể như sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), sơ đồ cơ sở dữ liệu (ERD).

4.4. Implementation (Triển khai)

• Lập trình, kiểm thử và triển khai hệ thống.
• Chuẩn bị các tài liệu hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật.

4.5. Maintenance (Bảo trì)

• Bảo trì, sửa lỗi và nâng cấp liên tục hệ thống nhằm đảm bảo hoạt động ổn định và an toàn.

5. Phân tích và thu thập yêu cầu

• Mô tả chi tiết hệ thống hiện tại, nhận diện vấn đề và xây dựng giải pháp cụ thể.
• Sử dụng các công cụ thu thập dữ liệu như bảng hỏi, phỏng vấn chuyên sâu và nhóm tập trung.

Tài liệu tham khảo

• Hoffer, J., George, J. and Valaciah, J. (2010). Modern Systems Analysis and Design, 6th Edition. Pearson Education Ltd.
• Avison D. and Fitzgerald G. (2002). Information Systems Development: Methodologies, Techniques and Tools, 3rd Edition. McGraw-Hill Education