Quando vuoi inviare inviti a centinaia di persone, che metodo usi di solito? Se usi la digitazione manuale, ci vorrà sicuramente molto tempo per completare quel numero. Pertanto, se vuoi essere più veloce ed efficiente, dovresti usare la funzione di stampa unione in Word. Per comprendere meglio questa funzione e i passaggi per eseguirla, puoi fare riferimento all'articolo qui sotto, condividerò con te come farlo.

Istruzioni su come unire la posta su Word

La stampa unione è una forma di unione di dati da un file di dati in un altro file. Dopo aver imparato a formattare i documenti Winword con tecniche di formattazione come: Formattazione di paragrafi, Formattazione di schede, Creazione di tabelle…. Con questa funzione, risparmierai molto tempo in modo significativo quando inserirai elenchi di informazioni da Excel in documenti come inviti, annunci, pagelle, pagamenti….

Per eseguire la funzione di stampa unione sono necessari: Mail Template (testo originale) e Original Data (informazioni da compilare).

Qui, sto cercando di inviare l'avviso di ammissione agli studenti che superano l'università, quindi ho progettato la lettera di invito nella versione word qui sotto:

Ed ecco una tabella di dati sui punteggi e le informazioni degli studenti ammessi, che ho preparato anche in Excel, questo file l'ho salvato nel Desktop con il nome "lista di mezzo".

Passaggi per unire la posta su Word

• Passaggio 1: in primo luogo, fare clic sulla scheda "Mailings" sulla barra degli strumenti della barra multifunzione. Quando la scheda è aperta, continua a selezionare "Inizia Mail Merge" e fai clic su "Procedura guidata per la stampa in serie".

• Passaggio 2: sul lato destro di Word viene visualizzato un pannello Stampa unione. Spunta "Lettera" e fai clic sul passaggio successivo facendo clic su "Avanti" in basso.

• Passaggio 3: Successivamente, seleziona la casella "Usa il documento corrente" e fai clic su "Avanti". .

• Passaggio 4: continua a spuntare "Utilizza un elenco esistente" e continua a fare clic su "Avanti" . A quel punto, viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona origine dati, selezionare l'elenco disponibile e fare clic su "Apri".

• Passaggio 5: viene visualizzata la tabella selezionata, devi solo selezionare il foglio corretto contenente i dati e fare clic su OK.

• Passaggio 6: viene visualizzata la finestra di dialogo Destinatari stampa unione. In quella finestra di dialogo, selezioni i dati da inserire spuntando i quadrati prima di quei dati. Se inserisci tutto, seleziona la casella di controllo accanto a Origine dati. Dopo aver selezionato, fare clic su OK.

• Passaggio 7: Successivamente, vai nell'angolo in basso a destra dello schermo e fai clic su "Scrivi la tua lettera".

• Passaggio 8: il passaggio successivo, posiziona il cursore nel punto in cui è necessario inserire i dati. Quindi, fai clic su "Altri elementi" nel pannello "Mail merge" . Viene visualizzata una finestra di dialogo "Inserisci campo unione", selezionare il campo dati in cui è stato selezionato il cursore in precedenza e fare clic su "Inserisci" per inserirlo.

Dove ci sono dati da inserire, fai anche tu gli stessi passaggi e inserisci fino a quando tutti i dati che vuoi inserire nella tabella. Questo è il risultato dopo che ho finito di inserire tutte le posizioni dove devo inserire i dati:

• Passaggio 9: per continuare con la stampa unione, fai clic su "Anteprima le tue lettere".

• Passaggio 10: il passaggio successivo che devi fare è continuare a fare clic su "Completa l'unione" nel pannello Stampa unione.

• Passaggio 11: anche nel pannello Stampa unione, fai clic su "Modifica singole lettere…". Viene visualizzata la finestra di dialogo "Unisci a nuovo documento", fai clic sull'elemento che corrisponde ai tuoi desideri.

In questo articolo, voglio unire la posta per tutti i dati che ho impostato, quindi ho spuntato "tutto" e poi "OK" . La tua posta è stata unita con successo.

La stampa unione è una delle utilità che Word aiuta gli utenti a ridurre significativamente il tempo di elaborazione testi sul computer. Questa funzione è particolarmente utile se vuoi inserire informazioni come nome, età, indirizzo … nell'elenco per inviare inviti, lettere di ringraziamento… Se ritieni che questa sia una buona caratteristica a parole, puoi fare riferimento a questo funzione. Dai un'occhiata e segui i passaggi che ti fornisco. Spero che l'articolo ti sia utile. Ti auguro successo.