Mục tiêu bài viết

Giải thích quản lý dự án CNTT là gì và tại sao cần thiết. Mô tả các giai đoạn trong vòng đời quản lý dự án. Nêu và giải thích các bước then chốt trong từng giai đoạn.

Khái niệm quản lý dự án CNTT

Quản lý dự án là việc lập kế hoạch, tổ chức, phân bổ nguồn lực và kiểm soát toàn bộ quá trình thực hiện một dự án – nhằm đạt được mục tiêu cụ thể trong thời gian, chi phí và phạm vi cho phép.

Theo định nghĩa của PMI: “The application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet the project requirements.”

Mục tiêu chính là đảm bảo dự án thành công dựa trên ba yếu tố: thời gian, chi phí và chất lượng.

Tại sao cần quản lý dự án

Trong CNTT, nơi có tính kỹ thuật cao, rủi ro phức tạp và thay đổi nhanh, làm việc với nhiều bên liên quan, yêu cầu kỹ thuật cao và thời hạn chặt chẽ, Nếu không được quản lý tốt, dự án dễ bị trễ tiến độ, vượt ngân sách và sản phẩm không đạt yêu cầu. Việc quản lý dự án không còn là tùy chọn – mà là điều bắt buộc.

Dự án CNTT ngày càng phức tạp

Biểu hiện	Tác động
Nhiều công nghệ tích hợp	Cần phối hợp đội đa lĩnh vực
Yêu cầu thay đổi liên tục	Nếu không kiểm soát, dễ “vỡ trận”
Khó ước lượng thời gian	Dễ trễ tiến độ nếu không có kế hoạch chi tiết

Ví dụ: Một dự án triển khai CRM tích hợp với hệ thống ERP, email marketing và Zalo OA → nếu không có người điều phối tổng thể, các team sẽ “va vào nhau”.

Hạn chế lãng phí thời gian và tiền bạc

• Dự án không quản lý: thường bị trễ, vượt ngân sách, sản phẩm không đạt kỳ vọng.
• Theo PMI, 47% dự án thất bại vì thiếu quản lý yêu cầu và thiếu kiểm soát phạm vi.

🧾 Ví dụ: Một công ty outsource giao app mobile giá 100 triệu – không có tài liệu chức năng rõ ràng → khách liên tục đòi thêm tính năng → công ty lỗ.

Tối ưu sử dụng nguồn lực

• Nhân sự, thiết bị, ngân sách… đều hữu hạn.
• Quản lý dự án giúp:
  • Phân công hợp lý
  • Tránh quá tải hoặc lãng phí nhân sự
  • Ưu tiên công việc theo chiến lược

Ví dụ: Nếu không quản lý tốt, tester phải ngồi chờ dev hoàn thành → mất năng suất.

D. Kiểm soát rủi ro và thay đổi

• Dự án CNTT luôn có rủi ro: bug nghiêm trọng, API lỗi, khách đổi yêu cầu…
• Quản lý dự án chuyên nghiệp sẽ:
  • Lập kế hoạch dự phòng (contingency plan)
  • Có quy trình quản lý thay đổi (change control)
  • Giảm thiểu thiệt hại khi có sự cố

Ví dụ: Nếu không có change request form, khách chỉ cần “nói miệng” là thay đổi – gây hiểu nhầm và mâu thuẫn.

Nâng cao sự hài lòng của khách hàng và đội nhóm

• Quản lý dự án tốt → truyền thông rõ ràng → mọi người hiểu mình đang làm gì, khi nào xong.
• Dễ quản lý kỳ vọng → khách không đòi “quá đáng” vì hiểu rõ phạm vi.
• Ví dụ: Nếu có bản kế hoạch truyền thông rõ ràng, khách sẽ được cập nhật thường xuyên → tin tưởng hơn.

Là cơ sở đánh giá hiệu quả

Quản lý dự án tạo ra các chỉ số đo lường (KPIs) như:

• Tiến độ (Schedule Performance)
• Ngân sách (Cost Performance)
• Mức độ hoàn thành (Deliverables Accepted)
• Hài lòng khách hàng (Customer Satisfaction)

→ Giúp tổ chức đánh giá năng lực, rút kinh nghiệm, tối ưu quy trình cho dự án sau.

Nếu KHÔNG có quản lý dự án, chuyện gì xảy ra?

Hệ quả	Mô tả ngắn
Trễ deadline	Thiếu kiểm soát tiến độ, không cập nhật kịp thời
Vượt chi phí	Không dự toán hoặc kiểm soát ngân sách
Không đạt chất lượng	Thiếu tiêu chí đánh giá và đảm bảo chất lượng
Mâu thuẫn nội bộ	Vai trò không rõ, xung đột giữa team
Mất niềm tin	Khách hàng không thấy sự chuyên nghiệp

Quản lý dự án giúp:

• Kiểm soát – Phối hợp – Giao hàng đúng cam kết
• Biến ý tưởng thành kết quả thực tế
• Xây dựng niềm tin giữa các bên

Vòng đời quản lý dự án

Vòng đời dự án (Project Lifecycle) là chuỗi các giai đoạn kế tiếp nhau mà một dự án đi qua – từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Mỗi giai đoạn có:

• Mục tiêu riêng
• Hoạt động đặc thù
• Đầu ra (deliverables) rõ ràng
• Điểm kiểm soát trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo

Tùy theo phương pháp (Waterfall, Agile, PRINCE2…), tên giai đoạn có thể khác, nhưng logic vẫn giữ nguyên.

Phương pháp PRINCE2

• Viết tắt của “Projects IN Controlled Environments”.
• Rất phổ biến tại Anh và trong các tổ chức quốc tế.
• Đặc điểm:
  • Tập trung vào business case.
  • Có quy trình rõ ràng.
  • Phân vai trò rõ ràng.
  • Linh hoạt và phù hợp với tổ chức từ nhỏ tới lớn.

Tổng quan về PRINCE2

PRINCE2 được xây dựng dựa trên ba yếu tố cốt lõi:

• 7 Nguyên tắc (Principles): Là những hướng dẫn cơ bản không thể thay đổi, đảm bảo dự án được quản lý theo phương pháp PRINCE2.
• 7 Chủ đề (Themes): Là các khía cạnh quản lý dự án cần được xem xét liên tục trong suốt vòng đời dự án.
• 7 Quy trình (Processes): Là các bước cụ thể từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án.

---

7 Nguyên tắc của PRINCE2

1. Justification liên tục về kinh doanh: Dự án phải có lý do kinh doanh hợp lý và được duy trì trong suốt vòng đời.
2. Học hỏi từ kinh nghiệm: Rút ra bài học từ các dự án trước và áp dụng vào dự án hiện tại.
3. Vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng: Mỗi thành viên trong dự án cần hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.
4. Quản lý theo giai đoạn: Dự án được chia thành các giai đoạn để dễ dàng kiểm soát và đánh giá.
5. Quản lý theo ngoại lệ: Thiết lập ngưỡng cho các khía cạnh như chi phí, thời gian, chất lượng; chỉ can thiệp khi vượt quá ngưỡng.
6. Tập trung vào sản phẩm: Đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng yêu cầu chất lượng và mục tiêu đề ra.
7. Tùy chỉnh theo môi trường dự án: Phương pháp PRINCE2 cần được điều chỉnh để phù hợp với đặc điểm cụ thể của từng dự án.

---

7 Chủ đề của PRINCE2

1. Business Case: Xác định lý do kinh doanh và lợi ích của dự án.
2. Organization: Thiết lập cấu trúc tổ chức và vai trò trong dự án.
3. Quality: Đảm bảo sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng.
4. Plans: Lập kế hoạch chi tiết cho dự án.
5. Risk: Quản lý rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án.
6. Change: Xử lý các thay đổi phát sinh trong quá trình thực hiện.
7. Progress: Theo dõi và đánh giá tiến độ dự án.

---

7 Quy trình của PRINCE2

1. Khởi động dự án (Starting up a Project): Xác định mục tiêu, phạm vi và lập kế hoạch sơ bộ.
2. Khởi tạo dự án (Initiating a Project): Phát triển kế hoạch chi tiết và thiết lập cơ sở cho dự án.
3. Chỉ đạo dự án (Directing a Project): Cung cấp hướng dẫn và phê duyệt từ ban quản lý cấp cao.
4. Kiểm soát giai đoạn (Controlling a Stage): Giám sát tiến độ và hiệu suất trong từng giai đoạn.
5. Quản lý giao hàng sản phẩm (Managing Product Delivery): Đảm bảo sản phẩm được giao đúng chất lượng và thời gian.
6. Quản lý ranh giới giai đoạn (Managing Stage Boundaries): Đánh giá và lập kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo.
7. Kết thúc dự án (Closing a Project): Đánh giá kết quả và đóng dự án một cách chính thức.

---

Lợi ích của PRINCE2

• Cấu trúc rõ ràng: Giúp quản lý dự án một cách có hệ thống.
• Linh hoạt: Có thể áp dụng cho nhiều loại dự án khác nhau.
• Tập trung vào sản phẩm: Đảm bảo chất lượng và mục tiêu của sản phẩm cuối cùng.
• Quản lý rủi ro hiệu quả: Nhận diện và xử lý rủi ro kịp thời.
• Cải thiện giao tiếp: Rõ ràng về vai trò và trách nhiệm giúp giao tiếp hiệu quả hơn.

---

Bốn giai đoạn chính của vòng đời dự án CNTT

Giai đoạn	Mục tiêu chính	Đầu ra tiêu biểu
1. Khởi tạo (Initiation)	Xác định mục tiêu, phạm vi, lý do	Project Charter, Business Case
2. Lập kế hoạch (Planning)	Xây dựng lộ trình thực hiện	Project Plan, Risk Plan, Resource Plan…
3. Thực thi (Execution)	Triển khai, xây dựng sản phẩm	Sản phẩm trung gian, báo cáo tiến độ, kiểm thử
4. Kết thúc (Closure)	Nghiệm thu, bàn giao, tổng kết	Handover, Lessons Learned, Final Report

Giai đoạn khởi đầu (khởi tạo dự án)

Giai đoạn này xác định mục tiêu, phạm vi và lý do tồn tại của dự án.

• Trả lời câu hỏi “Có nên làm dự án này không?”
• Xác định rõ mục tiêu, phạm vi, nguồn lực, và lợi ích mà dự án mang lại.
• Tạo sự đồng thuận và cam kết ban đầu từ các bên liên quan.
• Tránh rơi vào tình trạng: “làm rồi mới tính tiếp”.

Kết quả đầu ra (deliverables) chính

Tài liệu	Mục đích
Business Case	Giải thích lý do tồn tại của dự án, phân tích lợi ích/kỳ vọng chi phí
Project Charter	Tuyên bố chính thức về sự khởi động dự án và phạm vi dự án
Draft Project Plan	Bản kế hoạch sơ bộ giúp hình dung tổng quan tiến độ, nguồn lực
Initiation Review	Cuộc họp đánh giá bước khởi tạo để phê duyệt chuyển sang bước lập kế hoạch

Business Case – Hồ sơ đề xuất dự án

Mục đích:

• Trình bày rõ vấn đề, cơ hội, giải pháp và lý do nên triển khai dự án.
• Đánh giá tính khả thi và lợi ích – chi phí – rủi ro.

Nội dung chính:

• Tình hình hiện tại và lý do cần thay đổi
• Giải pháp được đề xuất
• Ước tính chi phí, thời gian, lợi ích
• So sánh phương án khác nếu có
• Phân tích rủi ro (sơ bộ)

Business Case phải thuyết phục được “người có tiền” hoặc “người có quyền” phê duyệt dự án.

Project Charter – Tuyên bố khởi động dự án

Mục đích:

• Văn bản chính thức ủy quyền cho Project Manager (PM) bắt đầu dự án.
• Xác định rõ ràng phạm vi, mục tiêu, vai trò, quyền hạn và mốc thời gian chính.

Nội dung thường bao gồm:

• Mục tiêu dự án
• Phạm vi sơ bộ (Scope)
• Giới hạn (Constraint)
• Bên liên quan chính
• Vai trò & trách nhiệm
• Ngày bắt đầu / kết thúc dự kiến

Dài không quá 1–2 trang, nhưng có tính pháp lý nội bộ rất cao.

Draft Project Plan – Kế hoạch sơ bộ

Mục đích:

• Cung cấp bức tranh tổng thể ban đầu về:
  • Ai làm?
  • Làm gì?
  • Trong bao lâu?
  • Với ngân sách sơ bộ bao nhiêu?

Nội dung cơ bản:

• Danh sách hoạt động chính
• Mốc thời gian (milestones)
• Danh sách tài nguyên sơ bộ
• Giả định (assumptions)
• Rủi ro ban đầu (initial risks)

Kế hoạch này chưa chi tiết nhưng giúp các bên hình dung toàn cảnh.

Initiation Review – Đánh giá khởi tạo

Mục đích:

• Kiểm tra tính đầy đủ của các tài liệu Business Case, Charter, Draft Plan.
• Phê duyệt chính thức để bước sang giai đoạn Lập kế hoạch.

Ai tham gia?

• Project Sponsor
• PM
• Đại diện khách hàng hoặc bộ phận nghiệp vụ

Kết quả:

• Dự án được phê duyệt hoặc bị hoãn/hủy
• Ghi nhận yêu cầu điều chỉnh trước khi tiến tiếp

Tại sao giai đoạn khởi tạo lại hay bị xem nhẹ?

Nguyên nhân	Hệ quả thường gặp
Nóng vội “vào làm ngay”	Không có phạm vi rõ → dễ bị “scope creep”
Không có người ra quyết định	PM hoạt động không rõ quyền hạn
Business case sơ sài	Không bảo vệ được dự án khi bị nghi ngờ

Ví dụ thực tế

Một công ty muốn làm app mobile bán hàng.
PM không yêu cầu Business Case, Charter mà “tự chạy luôn”.
Sau 1 tháng, khách bảo muốn tích hợp ERP, POS, đổi tính năng, yêu cầu thêm AI chatbot.
Dự án vỡ kế hoạch → PM bị khiển trách → mất uy tín.

Giai đoạn khởi tạo là nền tảng sống còn cho bất kỳ dự án nào. Nếu làm tốt:

• Dự án có định hướng rõ ràng
• Có sự đồng thuận từ các bên liên quan
• Dễ dàng kiểm soát thay đổi và phạm vi

“Bạn không thể quản lý cái bạn không xác định rõ ràng.”

Giai đoạn lập kế hoạch

Đây là lúc xây dựng các kế hoạch chi tiết để điều hành và kiểm soát dự án. Mục tiêu chính của giai đoạn:

• Xây dựng bản kế hoạch chi tiết, khả thi và có thể kiểm soát được
• Tạo nền tảng cho các hoạt động trong giai đoạn Thực thi (Execution)
• Giúp các bên liên quan hiểu rõ: ai làm gì, khi nào, bằng gì, và như thế nào

“Nếu không có kế hoạch, bạn đang lên kế hoạch để thất bại.” – Benjamin Franklin

Yêu cầu đầu vào

Kế hoạch không thể được xây dựng “từ không”. Giai đoạn này dựa trên:

• Business Case
• Project Charter
• Draft Plan
• Yêu cầu từ khách hàng và các bên liên quan
• Kết quả từ Initiation Review

Các thành phần chính trong kế hoạch dự án

Dưới đây là 9 loại kế hoạch con tạo thành kế hoạch tổng thể (Project Master Plan):

Project Plan – Kế hoạch dự án tổng quát

Nội dung	Ví dụ
Timeline	Biểu đồ Gantt
Milestones	Kickoff, nghiệm thu, release
Phân công	Ai làm gì? Ở đâu? Khi nào?
Giả định	“Khách sẽ duyệt thiết kế trong 3 ngày”

Đây là “bản đồ tổng thể” cho toàn bộ dự án.

Resource Plan – Kế hoạch nguồn lực

Hạng mục	Ví dụ
Nhân sự	Dev, tester, thiết kế, BA
Thiết bị	Server, laptop, thiết bị test
Kỹ năng	Angular, SQL, Docker

Giúp tránh thiếu hoặc trùng người khi phân công.

Financial Plan – Kế hoạch tài chính

• Dự toán chi phí: nhân công, phần mềm, thiết bị, vật tư
• Dòng tiền theo từng mốc thời gian
• Theo dõi và so sánh với chi phí thực tế

Rất quan trọng với dự án có nhà tài trợ hoặc ngân sách giới hạn.

Quality Plan – Kế hoạch chất lượng

Nội dung	Ví dụ
Chuẩn đầu ra	100% test pass, UI đúng Figma
Cách đo lường	Code coverage ≥ 80%, không bug nghiêm trọng
Phương pháp	Peer review, UAT, checklist nghiệm thu

Giúp sản phẩm không chỉ hoàn thành mà còn “chất lượng đúng chuẩn”

Risk Plan – Kế hoạch rủi ro

• Nhận diện rủi ro → Ước lượng mức độ → Đưa biện pháp ứng phó
• Ví dụ rủi ro:
  • Thay đổi yêu cầu
  • Nhân sự nghỉ việc
  • Lỗi bảo mật
• Gồm ma trận rủi ro, kế hoạch phản ứng, và người chịu trách nhiệm theo dõi

Quản lý rủi ro tốt = tránh đổ vỡ dự án.

Acceptance Plan – Kế hoạch nghiệm thu

• Tiêu chí đánh giá sản phẩm/dịch vụ đạt hay không
• Ai kiểm tra, ai ký nhận
• Mốc nghiệm thu: từng giai đoạn, từng module, tổng thể

Giúp hạn chế tình trạng “làm xong mà khách không đồng ý nhận”

Communication Plan – Kế hoạch truyền thông

Câu hỏi	Ví dụ
Ai báo cáo cho ai?	Dev → Leader → PM → Khách
Họp bao lâu 1 lần?	Daily Scrum, Weekly Review
Kênh thông tin	Email, Zalo, Jira, Notion

💬 Ngăn ngừa hiểu nhầm, tin đồn và rối loạn thông tin.

Procurement Plan – Kế hoạch mua sắm

• Những thứ nào cần thuê ngoài hoặc mua: máy chủ, bản quyền phần mềm, thiết bị test
• Lập lịch mua hàng
• Theo dõi chi phí và nhà cung cấp

🛒 Giúp chủ động chuẩn bị tài nguyên vật lý và dịch vụ.

Phase Review – Đánh giá kế hoạch

• Tổ chức cuộc họp với các bên liên quan để:
  • Rà soát tính logic của kế hoạch
  • Góp ý điều chỉnh nếu cần
  • Phê duyệt chuyển sang giai đoạn Thực thi

Lợi ích khi lập kế hoạch tốt

Lợi ích	Giải thích
Dễ triển khai	Team biết rõ nhiệm vụ, không bị mơ hồ
Dễ kiểm soát	Có tiêu chí rõ ràng để theo dõi tiến độ
Dễ quản trị rủi ro	Phát hiện sớm, hành động sớm
Dễ điều phối	Quản lý được nhiều luồng công việc đồng thời
Tăng độ tin cậy	Giúp khách hàng và lãnh đạo yên tâm

Nếu không lập kế hoạch tốt

• Team “vừa làm vừa đoán”
• Dễ vượt ngân sách, trễ deadline
• Khó nghiệm thu sản phẩm
• Mâu thuẫn giữa các bên do thiếu thông tin
• Dự án bị dừng giữa chừng

“Thành công của dự án không bắt đầu khi code chạy – mà bắt đầu khi kế hoạch đủ tốt.”

Giai đoạn lập kế hoạch không chỉ là một thủ tục – mà là nơi “thiết kế” nên sự thành công hay thất bại của cả dự án.

Giai đoạn thực thi

Giai đoạn này tập trung vào việc xây dựng sản phẩm, kiểm soát tiến độ, chất lượng và ngân sách. Tất cả tài liệu từ giai đoạn lập kế hoạch được sử dụng tại đây.

Các nội dung quan trọng bao gồm quản lý thời gian, chi phí, chất lượng, thay đổi, rủi ro, giao tiếp và hoạt động mua sắm. Cuối mỗi giai đoạn đều cần đánh giá lại (Phase Review).

Mục tiêu chính

• Biến kế hoạch thành sản phẩm thực tế: phần mềm, hệ thống, báo cáo, dịch vụ…
• Kiểm soát tiến độ, chất lượng, chi phí, thay đổi và truyền thông theo kế hoạch đã định
• Đảm bảo các đầu ra (deliverables) được xây dựng đúng, đủ, nghiệm thu được

“Kế hoạch tốt không có nghĩa là dự án thành công – nó chỉ là điều kiện cần. Giai đoạn thực thi mới là nơi ‘thành bại tại kỹ năng’.”

Đặc điểm

Tính chất	Ghi chú
Chiếm nhiều thời gian nhất	Có thể kéo dài vài tháng hoặc nhiều năm
Tiêu tốn nhiều tài nguyên nhất	Nhân lực, chi phí, thiết bị, truyền thông
Biến động cao nhất	Dễ gặp rủi ro, thay đổi yêu cầu, phát sinh bất ngờ

Các hoạt động chính trong giai đoạn Thực thi

Xây dựng sản phẩm giao hàng (Build Deliverables)

• Lập trình hệ thống / Thiết kế giao diện
• Tích hợp module / Kiểm thử đơn vị
• Tài liệu hóa sản phẩm / Training người dùng
• Làm bản cài đặt / triển khai thực tế

Mỗi sản phẩm nên có:

• Mô tả rõ đầu vào/đầu ra
• Người chịu trách nhiệm
• Mốc thời gian hoàn thành

Quản lý theo 7 lĩnh vực cốt lõi

Lĩnh vực quản lý	Mô tả cụ thể
Time Management	Theo dõi tiến độ, cập nhật biểu đồ Gantt, phân tích lệch
Cost Management	Đối chiếu chi phí thực tế vs ngân sách, kiểm soát phát sinh
Quality Management	Đảm bảo chuẩn đầu ra: kiểm thử, checklist, review
Change Management	Ghi nhận – phân tích – phê duyệt thay đổi yêu cầu (CR)
Risk Management	Theo dõi rủi ro, đánh giá lại, cập nhật biện pháp
Procurement Management	Mua hàng hóa, dịch vụ đúng kế hoạch và thời điểm
Communication Management	Báo cáo tiến độ, xử lý phản hồi, giữ minh bạch giữa các bên

Công cụ phổ biến sử dụng trong giai đoạn này

Công cụ	Mục đích
Jira / Trello / Asana	Quản lý task, theo dõi tiến độ
Gantt chart	Hiển thị toàn bộ timeline dự án
Slack / Zalo / Email	Truyền thông nội bộ & với khách hàng
Google Sheets / Excel	Theo dõi chi phí, KPI
TestRail / Postman / Selenium	Kiểm thử chất lượng

Công cụ Gantt Chart

Gantt Chart là biểu đồ thanh giúp theo dõi tiến độ dự án. Trục ngang thể hiện thời gian, trục dọc thể hiện công việc hoặc nguồn lực.

Đây là công cụ trực quan để thể hiện sự phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ, dễ dàng phát hiện trễ tiến độ và điều chỉnh phù hợp. Phù hợp cho cả người quản lý và các bên liên quan không chuyên môn.

Quản lý thay đổi (Change Management)

Giai đoạn này rất dễ bị khách thay đổi yêu cầu → nếu không có quy trình, dự án “vỡ trận”.

• Thay đổi hợp lệ: Phải đi qua form Change Request (CR)
• Đánh giá tác động: Đến thời gian, chi phí, nhân sự
• Quyết định: PM hoặc Ban quản lý dự án phê duyệt
• Cập nhật kế hoạch: Điều chỉnh tiến độ, tài liệu, phạm vi

Không quản lý tốt → scope creep → dự án “nổ tung”.

Phase Review: đánh giá cuối giai đoạn

• Trước khi chuyển sang giai đoạn Kết thúc, cần:
  • Đánh giá tổng thể: sản phẩm đạt chưa? có tồn đọng không?
  • Các chỉ số: tiến độ, ngân sách, sự hài lòng
  • Quyết định: nghiệm thu nội bộ & chuyển tiếp

Nếu không quản lý tốt giai đoạn này

Vấn đề	Hệ quả
Trễ deadline	Khách hàng phàn nàn, vượt chi phí
Vượt chi phí	Lỗ vốn, ảnh hưởng tài chính tổ chức
Chất lượng kém	Sản phẩm không dùng được, lỗi nặng
Mâu thuẫn nội bộ	Dev – QA – khách hàng cãi nhau
Thiếu minh bạch	Khó xác định nguyên nhân thất bại

“Thực thi là nơi biến bản vẽ thành công trình thật sự. Làm sai, mất cả tiền lẫn uy tín.”

Giai đoạn này yêu cầu:

• Theo sát tiến độ
• Cập nhật liên tục
• Giao tiếp rõ ràng
• Quy trình hóa xử lý thay đổi và rủi ro

Giai đoạn kết thúc

Là lúc hoàn thành mọi hoạt động và bàn giao kết quả cuối cùng. Bao gồm:

• Handover: bàn giao sản phẩm cho khách hàng.
• Project Review: đánh giá thành công và rút kinh nghiệm.
• Đóng dự án: thanh toán, lưu trữ hồ sơ, giải thể nhóm dự án nếu cần.

Mục tiêu chính

• Chính thức hoàn tất dự án
• Đảm bảo các bên đều đồng ý rằng dự án đã hoàn thành đầy đủ
• Bàn giao sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng hoặc bộ phận vận hành
• Đóng hồ sơ, tài khoản, tài nguyên dự án
• Đánh giá lại toàn bộ quá trình để rút ra bài học cho các dự án sau

“Kết thúc tốt đẹp quan trọng không kém gì khởi đầu đúng cách.”

Kết quả đầu ra (deliverables) của giai đoạn này

Tài liệu / hành động	Mục đích
✅ Product Handover	Bàn giao sản phẩm chính thức cho khách hàng
✅ Project Closure Report	Xác nhận các hoạt động đã hoàn thành, đóng ngân sách
✅ Lessons Learned	Rút kinh nghiệm: điều gì tốt, điều gì nên cải thiện
✅ Feedback & Survey	Lấy ý kiến từ khách hàng, nội bộ
✅ Release Team & Resource	Trả nhân sự, đóng tài khoản, gỡ công cụ
✅ Archive & Compliance	Lưu trữ tài liệu, bảo đảm tuân thủ pháp lý và nội quy

Các bước thực hiện trong giai đoạn kết thúc

1. Kiểm tra hoàn thành sản phẩm

• Tất cả hạng mục công việc đã hoàn thành?
• Có tồn đọng / issue chưa giải quyết không?
• Sản phẩm có đáp ứng tiêu chí nghiệm thu trong Acceptance Plan?

Nếu chưa → không được kết thúc chính thức.

Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm

• Làm biên bản bàn giao sản phẩm
• Chuyển giao tài khoản, mã nguồn, tài liệu hướng dẫn
• Hướng dẫn khách hàng sử dụng, nếu cần

📝 Có thể bao gồm:

• Training khách
• Deploy lên môi trường thật
• Bàn giao hệ thống giám sát (monitoring)

3Tổ chức Project Review

• Đánh giá tiến độ, ngân sách, chất lượng
• Nhận xét từng nhóm (dev, QA, khách hàng, PM…)
• Tổng hợp bài học rút ra (lessons learned)

Phần này rất giá trị nếu tổ chức làm nhiều dự án – giúp tránh lặp sai lầm.

Đóng tài khoản, tài nguyên, ngân sách

• Gỡ tài khoản Jira, server dev, môi trường test
• Trả lại thiết bị mượn (nếu có)
• Kết sổ ngân sách, quyết toán

Tránh rò rỉ tài nguyên & bảo mật dữ liệu sau dự án.

Gửi báo cáo và cảm ơn

• Gửi Project Closure Report cho khách hàng / lãnh đạo
• Gửi email hoặc thư cảm ơn team
• Có thể tổ chức mini celebration nếu dự án thành công

Tăng gắn kết và tạo cảm xúc tích cực cho các thành viên dự án.

Nội dung báo cáo kết thúc (Closure Report)

Phần báo cáo	Nội dung
Mục tiêu dự án	Có đạt được không? (theo SMART)
Kết quả thực tế	So sánh với kế hoạch
Chất lượng sản phẩm	Bao nhiêu bug? Chỉ số test pass?
Thời gian, chi phí	Có vượt không? Vì sao?
Phản hồi khách hàng	Hài lòng hay chưa? Lý do
Bài học kinh nghiệm	Điều gì cần lặp lại hoặc tránh

Hệ quả nếu bỏ qua giai đoạn này

Thiếu việc	Hệ quả
Không review dự án	Không rút được bài học, lặp lại sai lầm
Không bàn giao rõ ràng	Khách không dùng được sản phẩm
Không đóng tài nguyên	Rò rỉ dữ liệu, lãng phí server, chi phí ngầm
Không feedback	Mất cơ hội cải thiện quy trình & dịch vụ

“Dự án chỉ thực sự thành công khi được kết thúc đúng cách, đúng người, đúng kỳ vọng.”

Giai đoạn kết thúc không chỉ là hình thức, mà là:

• Xác nhận thành quả
• Giữ uy tín với khách hàng
• Xây dựng văn hóa học hỏi nội bộ

Tài liệu tham khảo

• Cadle, J. & Yeates, D. (2001). Project Management for Information Systems.
• Dalcher, D. & Brodi, L. (2007). Successful IT Projects.
• Project Management Institute (2008). PMBOK® Guide.
• Schwalbe, K. (2006). Introduction to Project Management.