Hiện nay, word đã trở thành một công cụ làm việc quá quen thuộc với nhiều người. Thế nhưng, điều đó chưa nói lên được việc bạn đã sử dụng công cụ này thành thạo hay chưa. Bởi đây là một công cụ được thiết lập với rất nhiều tính năng khác nhau. Do đó, để đẩy nhanh tiến độ công việc của mình, bên cạnh biết cách thực hiện bạn cần phải biết thêm các thủ thuật khác của Word. Và để chia sẻ với các bạn, hôm nay, mình sẽ hướng dẫn cho các bạn cách chuyển văn bản thành bảng và chuyển bảng thành văn bản trong word.

Nội dung bài viết gồm có 2 phần:

• Cách chuyển văn bản thành bảng trong word
• Cách chuyển bảng thành văn bản trong word

1. Cách chuyển văn bản thành bảng trong word

Có bao giờ bạn nghĩ đến việc từ một văn bản, bạn có thể “biến” nó thành dạng bảng. Nếu chưa thực sự tin vào điều đó thì bạn có thể thực hiện theo các bước như sau:

• Bước 1: Trong bảng thường có nhiều cột do đó, để chuyển văn bản thành bảng, trước hết bạn cần phải chèn các kí tự phân cách ( dấu phẩy, Tab) để biết được vị trí chia văn bản vào trong các cột. Tiếp theo các bạn sử dụng dấu phân đoạn để cho biết vị trí bắt đầu một hàng mới.

          Ví dụ: Để tạo bảng văn bản dưới đây, mình đã dùng dấu phẩy để phân cách các vị trí chia cột và dấu phân đoạn để tạo thành một bảng có 4 cột 4 hàng.

• Bước 2: Bạn tiến hành bôi đen đoạn văn bản mà bạn muốn chuyển thành bảng.

• Bước 3: Bạn di chuột lên trên thanh công cụ và chọn vào Tab Insert. Sau đó bạn click vào Table, bảng insert table hiện ra bạn chọn vào mục “convert Text to Table…”

• Bước 4: Hộp thoại convert Text to Table xuất hiện, bạn tiến hành:

+ Ở phần Table Size:

 Nhập số hàng vào ô “ Number of columns”. Bạn phải nhập đúng theo số cột mà bạn muốn sử dụng khi phân tách trên đoạn văn bản. Còn  số hàng, máy sẽ tự động tính toán cho bạn nên bạn không cần phải nhập số liệu vào mục “Number of Rows”.

+ Ở phần AutoFit behavior: Bạn tích vào một trong ba ô sau.

• Fixed column width: độ rộng cột cố định sau đó các bạn nhập độ rộng mình muốn.
• AutoFit to contents: tự động khớp với nội dung.
• AutoFit to window: tự động khớp với cửa sổ.

 + Ở phần Separate text at: Bạn chỉ rõ kí tự mà bạn sử dụn để phân tách văn bản. Bạn chọn vào mục mà bạn đã thực hiện đối với văn bản trên.

• Paragraphs: Dấu đoạn
• Tabs: dùng Tab
• Commas: Dấu phẩy
• Other: Kí tự khác.

 Sau khi chọn ở các mục xong, bạn click vào “OK” là bạn có ngay kết quả.

2. Cách chuyển bảng thành văn bản trong word

Cụ thể các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Bạn chọn đoạn dữ liệu trong bảng mà bạn muốn chuyển thành văn bản Text.

• Bước 2: Ngay lúc đó, trên thanh công cụ xuất hiện thêm Tab Layout. Bạn di chuột và click vào đó và chọn “Convert to Text”.

• Bước 3: Hộp thoại Conver Table to Text xuất hiện, bạn chọn một trong những kí tự phân tách mà bạn muốn để sử dụng thay cho ranh giới cột, còn các hàng thì được phân tách nhau bằng dấu phân đoạn.

Ở đây, mình chọn Commas (dấu phẩy) để làm dấu phân tách, sau đó click vào “OK”.

Bạn sẽ có bảng kết quả như sau:

Bạn cảm thấy như thế nào khi theo dõi bài viết trên đây? Thật đơn giản để có thể chuyển đổi các dạng văn bản trong word đúng không nào? Với thủ thuật này, bạn không cần mất công phải tạp bảng cũng như lấy các dữ liệu trong bảng ra thành văn bản dưới dạng Text. Đây là thủ thuật khá hay mà bạn có thể sẽ dụng nhiều trong quá trình làm việc với Word. Hãy lưu lại để sử dụng những lúc cần thiết nhé. Chúc các bạn thực hiện thành công.